1. Osoby dokonujące zakupów towarów/usług zobowiązane są do:
   1. Złożenia pisemnego wniosku o dokonanie zakupu do dysponenta środków finansowych.
   2. Po uzyskaniu zgody zgłoszenia zakupu/usługi do Centrum Obsługi Wydziału (COW) na odpowiednim formularzu w celu wpisania do systemu Egeria.
2. Formularze wniosków:
   • Wniosek zakupu w Egerii (egeria-wniosek-wnz)
   • Wniosek na zakup nieplanowany (wniosek_zakup_nieplanowany_wnz) – w przypadku wydatków nieujętych w rocznym planie.

   Informacje o planach można uzyskać w COW lub u kierownika jednostki.

3. Zakup towaru/usługi można dokonać dopiero po całkowitym zatwierdzeniu wniosku w systemie Egeria.
4. Opis faktury zakupu:
   • Opis przedmiotu
   • Data dostarczenia
   • Rodzaj działalności: dydaktyczna lub badawczo-rozwojowa
   • Dyscyplina naukowa: w przypadku działalności badawczo-rozwojowej
   • Źródło finansowania
   • Nr wniosku w Egerii
   • Dostawa towaru została zrealizowana zgodnie z zamówieniem
   • Rodzaj studiów: np. stacjonarne 80%, niestacjonarne 20% (jeśli dotyczy dydaktyki)
   • Nr inwentarzowy sprzętu (jeśli dotyczy)
   • Imię i nazwisko pracownika, który dokonał zapłaty (w przypadku zapłaty z własnych środków)
5. Opisaną fakturę należy dostarczyć do akceptacji Dziekana w Centrum Obsługi Wydziału.
6. Faktury z odroczonym terminem płatności należy składać niezwłocznie po ich otrzymaniu. Termin płatności wskazany na fakturze nie powinien być krótszy niż 14 dni.

Opis faktury typu Proforma jest taki sam jak dla zwykłej faktury, z wyjątkiem:

• Nie wpisuje się daty dostarczenia ani informacji, że dostawa towaru została zrealizowana zgodnie z zamówieniem.
• Nie wpisuje się numeru inwentarzowego.
• Zamiast tego wpisuje się informację: „Towar zostanie dostarczony po dokonaniu przelewu na wskazane na fakturze konto bankowe”.

Po otrzymaniu towaru wraz z właściwą fakturą opis należy sporządzić zgodnie z wyżej przedstawionym wzorem.